Alte Festplatten, SSDs, USB-Sticks und Smartphones enthalten häufig noch geschäftliche, personenbezogene oder sicherheitsrelevante Informationen. Ein einfaches Löschen reicht deshalb nicht immer aus. Entscheidend ist, welcher Schutzbedarf besteht, welcher Datenträgertyp betroffen ist und ob die Datenträger wiederverwendet oder endgültig vernichtet werden sollen. Die DIN 66399 bietet dafür ein einheitliches Zuordnungssystem aus Schutzklassen, Sicherheitsstufen und Datenträgerarten. Sie ersetzt jedoch keine individuelle Risikoanalyse und ist kein Freibrief für pauschale Standardverfahren. Dieser Beitrag zeigt praxisnah, wie Unternehmen die passende Sicherheitsstufe bestimmen, welche Unterschiede zwischen Datenlöschung und physischer Vernichtung bestehen und worauf es bei Transport, Verarbeitung und Nachweisführung ankommt.
Sicher vernichten, nachvollziehbar dokumentieren
Die DIN 66399 beschreibt Anforderungen und Begriffe für die sichere Vernichtung von Datenträgern. Sie ist keine gesetzliche Vorschrift, sondern ein technischer Standard, der Unternehmen bei der Auswahl geeigneter Verfahren unterstützt. Maßgeblich ist zunächst die Schutzklasse. Schutzklasse 1 steht für einen normalen Schutzbedarf, etwa bei internen Unterlagen ohne besondere Vertraulichkeit. Schutzklasse 2 betrifft vertrauliche Informationen mit hohem Schutzbedarf. Schutzklasse 3 ist für besonders sensible, geheime oder streng vertrauliche Daten vorgesehen.Innerhalb dieser Schutzklassen gibt es sieben Sicherheitsstufen. Vereinfacht gilt: Je höher die Sicherheitsstufe, desto stärker muss der Datenträger zerkleinert oder unbrauchbar gemacht werden. Die Stufen überschneiden sich teilweise zwischen den Schutzklassen. Dadurch kann ein Unternehmen den konkreten Schutzbedarf differenzierter abbilden. Allgemeine interne Informationen können beispielsweise einer niedrigeren Stufe zugeordnet werden. Personalakten, Gehaltsdaten, Steuerunterlagen oder Kundendaten verlangen regelmäßig ein höheres Schutzniveau. Forschungsunterlagen, Konstruktionsdaten, Zugangsinformationen oder sicherheitskritische Projektdaten können eine besonders hohe Sicherheitsstufe erfordern.Wichtig ist außerdem die Kennzeichnung des Datenträgertyps. Der Buchstabe vor der Sicherheitsstufe beschreibt, auf welchem Medium die Informationen gespeichert sind. P steht für Papier und vergleichbare Informationsträger in Originalgröße. F bezeichnet verkleinerte Darstellungen wie Mikrofilm. O wird für optische Datenträger wie CDs oder DVDs verwendet. T betrifft magnetische Datenträger wie Bänder oder Disketten. H steht für Festplatten mit magnetischer Speicherung. E umfasst elektronische Datenträger, beispielsweise SSDs, USB-Sticks, Speicherkarten oder integrierte Speicherchips. Eine Angabe wie H-5 oder E-4 ist daher aussagekräftiger als die pauschale Aussage, ein Datenträger sei „nach DIN“ vernichtet.In der Unternehmenspraxis beginnt die Auswahl der Sicherheitsstufe nicht an der Schredderanlage, sondern bei der Informationsklassifizierung. Die IT-Abteilung sollte klären, welche Daten auf einem Gerät gespeichert waren, ob gesetzliche oder interne Aufbewahrungsfristen bestehen und ob eine spätere Wiederverwendung geplant ist. Bei einem ausgemusterten Büro-PC mit personenbezogenen Daten kann eine sichere Datenlöschung ausreichen, wenn das Gerät weiter genutzt oder verkauft werden soll. Ist eine Wiederverwendung ausgeschlossen, bietet die physische Vernichtung des Datenträgers eine besonders eindeutige Lösung.Datenlöschung und Datenträgervernichtung sind nicht dasselbe. Beim Löschen wird der Datenträger technisch weiterverwendbar gehalten. Das Verfahren muss zum Medium passen und verlässlich dokumentiert werden. Ein Zurücksetzen auf Werkseinstellungen oder das gewöhnliche Löschen von Dateien genügt dafür nicht automatisch. Bei SSDs, Flash-Speichern und modernen Smartphones gelten andere technische Voraussetzungen als bei klassischen Festplatten. Ist eine sichere Löschung nicht möglich oder bestehen Zweifel an ihrer Wirksamkeit, sollte der Datenträger ausgebaut und physisch vernichtet werden.Die Sicherheit endet nicht mit dem Einwurf in einen Sammelbehälter. Bis zur Verarbeitung müssen Datenträger gegen unbefugten Zugriff geschützt, eindeutig erfasst und kontrolliert transportiert werden. In der Praxis gehören dazu geschlossene Behälter, geregelte Übergaben, sichere Transporte und eine nachvollziehbare Zuordnung der Geräte oder Chargen. Ein Vernichtungsnachweis sollte mindestens erkennen lassen, wann, wie und in welchem Umfang die Verarbeitung erfolgt ist. Bei besonders sensiblen Projekten können zusätzliche Angaben wie Inventarnummern, Seriennummern oder Übergabeprotokolle sinnvoll sein.Für Unternehmen ist zudem die Verbindung zum Recycling entscheidend. Datenträgervernichtung und umweltgerechte Entsorgung dürfen nicht als getrennte Prozesse betrachtet werden. Nach der sicheren Vernichtung werden Materialien sortiert und einer ordnungsgemäßen Verwertung zugeführt. Bei Elektroaltgeräten gelten die Anforderungen des Elektro- und Elektronikgerätegesetzes sowie die einschlägigen Vorgaben der WEEE-Richtlinie. Die datenschutzgerechte Verarbeitung muss dabei mit den Anforderungen an Sammlung, Erstbehandlung, Recycling und Nachweisführung zusammenpassen.Corebo unterstützt Unternehmen bei solchen Prozessen mit Datenträgervernichtung, sicherer Datenlöschung, Abholung, Sicherheitstransporten und dokumentierter Entsorgung. Als zertifizierter Entsorgungsfachbetrieb verbindet das Unternehmen seit 2005 Datenschutz, kontrollierte Logistik und Recycling. Entscheidend bleibt jedoch immer die individuelle Festlegung des Schutzbedarfs. Wer Datenträger nach Schutzklasse, Sicherheitsstufe und Medientyp bewertet, schafft eine belastbare Grundlage für sichere, prüfbare und ressourcenschonende IT-Asset-Disposition.